Während des gesamten Publikationsprozesses unterstützt Sie OS-CMS – von der Vergabe eines Artikelauftrages bis hin zur automatischen Archivierung. 

Weiterhin sind standardmäßig zahlreiche aktionsabhängige Regeln implementiert, welche zum Beispiel nach dem Einstellen eines Artikels durch einen Autor automatisch den zuständigen Redakteur benachrichtigen, daß ein neuer Artikel eingestellt wurde und auf Freigabe wartet. Übliche Funktionalitäten wie automatische Verfallsdaten und ähnliches sind in OS-CMS eine Selbstverständlichkeit. Ein Beispiel dafür sind u.a.:

• Kommunikation unter den CMS-Usern via Artikelaufträge (Artikel schreiben, Artikel übersetzen, Artikel freigeben) und Status-E-Mails
• Standardmäßige Integration des Aufgabenmanagements 
• Volle Integration des Versands von Status-E-Mails 
• Optionale Integration von Microsoft Outlook 2000 
• Zeit- bzw. aktionsabhängige Vergabe der Artikelstati In Bearbeitung, Zu Übersetzen, Freizugeben, Freigegeben, Nicht frei und Archiviert 
• Zeitgesteuerte Publikation und Archivierung von Artikeln
• Artikelverwaltung durch mehrstufige Ansichten auf den Artikelbestand
• Artikel Vorschaufunktion
• Erinnerungsfunktion für zu archivierende Artikel
• Umfangreiches Systemlog zur Auswertung der Benutzeraktivitäten
• Optionale Anbindung des Systemlogs an ein Zeiterfassungssystem zur Abrechnung der externen Autoren